Tratamiento de datos en el proceso de selección y contratación

Los procesos de selección y contratación suponen la cesión de datos personales de los candidatos que aplican a un puesto de trabajo, ya sea a través del currículum o en la propia entrevista personal. Por ello, es de vital importancia cumplir con la legislación sobre protección de datos personales durante todo el proceso de contratación.

¿Cuándo se produce el primer tratamiento de datos personales en un proceso de contratación? Normalmente, durante la fase previa, esto es, en el proceso de selección iniciado para cubrir una vacante.

La AEPD ha elaborado una Guía en la que enumera ciertos aspectos importantes a tener en cuenta durante la selección y la contratación en relación al tratamiento de datos de los candidatos.

Consentimiento durante un proceso de selección

En primer lugar, es importante conocer que el tratamiento de datos personales durante un proceso de selección no exige el consentimiento del candidato a cubrir la vacante. La base jurídica es el artículo 6.1 b) del RGPD, el cual establece que el tratamiento de datos será lícito si es necesario para la ejecución de un contrato en el que el interesado es parte o para la aplicación a petición de este de medidas precontractuales.

Además, el propio RGPD afirma claramente que “el tratamiento debe ser lícito cuando sea necesario en el contexto de un contrato o de la intención de concluir un contrato”,

En segundo lugar, la Guía recomienda, en su caso, disponer de impresos tipo para la formalización del currículo y de un procedimiento para su entrega por las personas candidatas. Con este método se definirá el tipo de datos a tratar.

Protección de datos en anuncio o convocatoria de empleo

Si para el proceso de selección se lleva a cabo algún anuncio o convocatoria pública, deberá incluirse en ella, en general (artículo 13 RGDP):

• La identidad y los datos de contacto del responsable y, en su caso, de su representante.
• Los datos de contacto del delegado de protección de datos, en su caso.
• Los fines del tratamiento a que se destinan los datos personales y la base jurídica del tratamiento.
• Los destinatarios o las categorías de destinatarios de los datos personales.

Además, en ciertos casos se deberán facilitar los intereses legítimos del responsable o de un tercero o incluso la intención del responsable de transferir datos personales a un tercer país u organización internacional.

Por otro lado, tal y como establece el reglamento de protección de datos, el responsable del tratamiento debe facilitar al interesado más información, como:

• El plazo durante el cual se conservarán los datos personales o, cuando no sea posible, los criterios utilizados para determinar este plazo.
• La existencia del derecho a solicitar al responsable del tratamiento el acceso a los datos personales relativos al interesado, y su rectificación o supresión, o la limitación de su tratamiento, o a oponerse al tratamiento, así como el derecho a la portabilidad de los datos.
• El derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control.

Nota: en el artículo 13 del RGPD se enumeran más supuestos e información a aportar en casos concretos.

Protección de datos si el candidato envía el currículum

Si el candidato presenta directamente el CV sin habérsele solicitado, deben fijarse procedimientos de información que supongan algún acuse o confirmación de que se han conocido las condiciones en las que se desarrollará el tratamiento. Por ejemplo, si el candidato envía su currículum por correo electrónico, se le podría remitir información solicitando confirmación de la recepción y condicionando el tratamiento de los datos al acuse de recibo.

Este deber de información tiene que realizarse mediante un medio que permite acreditar su cumplimiento, debiendo conservarse mientras persista el tratamiento de los datos del afectado.

En cuanto al currículum enviado por la persona candidata, la empresa es la responsable de la custodia de la documentación entregada.

¿Qué ocurre si la empresa pierde un CV?

Desde la AEPD señalan que la empresa incurrirá en infracción del RPGD (principio de integridad y confidencialidad)

La empresa/seleccionador únicamente puede solicitar datos relevantes sobre el candidato para el desempeño del puesto de trabajo. Es decir, por ejemplo, salvo supuestos excepcionales, no sería legal exigir al candidato un certificado de antecedentes penales.

Protección de datos en impresiones o valoraciones del seleccionador

También es importante señalar que las impresiones o valoraciones subjetivas de la persona que realiza el proceso de selección son consideradas datos personales, por lo que debe garantizarse la transparencia en el tratamiento de esos datos, incluyendo la posibilidad del ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, oposición y supresión.

Informe de vida laboral y protección de datos en la selección

Es muy habitual que los empleadores pidan el informe de vida laboral a los candidatos durante un proceso de selección iniciado para cubrir una vacante. En estos casos, la AEPD recuerda que:

• La empresa no está legitimada para obtener ese informe directamente de la Seguridad Social. No obstante, sí podría solicitarlo siempre y cuando se acredite un interés legítimo.
• En este caso, el consentimiento no es una base jurídica válida.
• El informe de vida laboral a entregar no tiene por qué estar completo, sino adaptado al interés legítimo que el empleador demuestre (por ejemplo, en el caso de que la empresa/seleccionador quiera comprobar que el candidato cuenta con la experiencia previa que dice tener, el informe de vida laboral podría ser un medio válido para comprobar ese fin)

Desde el área de GD Selección somos especialistas en prestar servicios de reclutamiento de personal, atracción y retención del talento. ¿Necesitas ayuda con un proceso de selección? Contacta con nuestros profesionales sin ningún compromiso; encontraremos al candidato perfecto: Servicio de selección de personal.