Guía sobre cómo llevar la contabilidad de una empresa

La contabilidad de una empresa supone uno de los principales ejes de la misma. Si estás pensando en crear una empresa o bien ya estás metido de lleno en la actividad empresarial y quieres conocer cómo llevar la contabilidad de tu negocio en España, este post está diseñado especialmente para ti, en el que te guiamos a través de los pasos esenciales que debes completar para llevar las finanzas de tu empresa de forma efectiva.

Mantener un control financiero sólido es clave para el éxito empresarial, y aquí te presentamos un enfoque sencillo en varios puntos que harán que llevar la contabilidad sea un proceso claro y manejable.

1) ¿Qué es la contabilidad y cómo afecta a una empresa en España?

La contabilidad es la práctica de registrar, clasificar y analizar las transacciones financieras de una empresa. Hablamos de un proceso fundamental para entender y gestionar la salud financiera de una organización.

La contabilidad es mucho más que unos meros números en hojas de cálculo. También es el medio a través del cual una entidad puede comunicar su desempeño financiero tanto interna como externamente. Una correcta contabilidad permite traducir actividades operativas, inversiones y financiamiento en informes comprensibles que ayudan a la toma de decisiones.

La base de una correcta contabilidad radica en el registro detallado de cada transacción financiera. Desde la emisión de una factura hasta por ejemplo el pago de las nóminas, cada movimiento se debe documentar para crear un rastro financiero que releve la historia económica de la empresa.

Además, también hay que tener en cuenta que los informes financieros ofrecen una visión de la salud y de la viabilidad económica de la empresa, por lo que en ocasiones permite identificar áreas de crecimiento, evaluar la rentabilidad de un determinado proyecto o ajustar estrategias comerciales para maximizar el rendimiento.

De esta manera, con una correcta contabilidad, se tendrá una visión global sobre:

• El total de ventas de la empresa.
• El total de gastos generados en la entidad.
• El inventario de productos.

2) Conceptos básicos para entender la contabilidad de una empresa:

• Activos: En el mundo contable, un activo es como el conjunto de herramientas que impulsa el rendimiento financiero de una empresa. Estos son los bienes y derechos que posee la compañía y que se espera que generen beneficios económicos en el futuro.
• Pasivos: representan las deudas y obligaciones financieras que una empresa tiene con terceros. Son compromisos que la entidad está obligada a cumplir en el futuro y constituyen una parte crucial de la estructura financiera de la compañía.
• Capital: es el valor residual de los activos de una empresa después de deducir sus pasivos. Representa la inversión de los propietarios en el negocio y es esencial para comprender la salud financiera y la propiedad de la entidad.

3) Mantén una contabilidad ordenada desde el comienzo

Uno de los principales consejos que como expertos contables podemos dar es establecer un sistema claro y eficiente para la gestión de facturas, recibos y documentos fiscales. Utilizar un software contable moderno puede facilitar enormemente este proceso, permitiendo mantener todo en un mismo lugar y siendo accesible desde cualquier lugar en cualquier momento.

4) Registra los ingresos y los gastos de manera consistente

También es fundamental llevar un registro preciso de los ingresos y de los gastos. Por ejemplo, puedes crear categorías para clasificar cada transacción asegurándote siempre de que las registrar de manera regular. Esto no solo te proporcionará una visión de la salud financiera de la empresa, son que también te facilitará la presentación de impuestos y cumplir con las obligaciones contables y fiscales.

Concretamente, contabilizar consiste en hacer asientos contables. Registrar los asientos contables supone introducir los datos de manera ordenada y con un criterio solvente de tal manera que se garantice la consistencia de la información.

Ten en cuenta que equivocarte a la hora de registrar un asiento contable puede dar lugar a que la imagen financiera de la empresa no sea la real.

5) ¿Qué son exactamente los asientos contables?

Un asiento contable es el registro formal con el que se documenta cada transacción financiera de una empresa. Cada vez que ocurre algo relacionado con dinero, ya sea una venta, una compra o el pago de salarios, creamos un asiento contable para dejar constancia del movimiento.

Los asientos contables son como pistas en el campo de la auditoría porque ayudan a rastrear de dónde viene y a dónde va cada céntimo. También son esenciales para crear informes financieros precisos, como el balance y el estado de resultados.

Para poder registrar un apunte contable se necesita tener el documento en el que se refleja la operación en cuestión.

Imagina la contabilidad como un diario detallado de todas las operaciones económicas de una empresa. Los asientos contables son como las entradas de este diario, donde anotamos cada movimiento financiero que se realiza.

Para poder hacer un apunte contable se necesita estar en posesión del documento en el que se refleja la operación de que se trate.

6) Presentación y legalización de los libros de contabilidad

Una vez que se haya acabado el ejercicio, y en el plazo máximo de cuatro meses, hay que presentar los libros de contabilidad en el Registro Mercantil para su legalización.

Los libros que hay que presentar son:

• El Libro Diario, el cual debe reflejar y contener todos los asientos contables del ejercicio ordenados por fechas
• El Libro de Inventarios y las Cuentas Anuales, el cual debe contener el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias y balances de sumas y saldos trimestrales.

Para más información sobre este tema: Legalización de los libros contables: plazo y sanciones

Además de legalizar correctamente los libros contables, cada empresa debe aprobar las cuentas anuales correspondiente. Una ves aprobadas, deberá depositarlas en el Registro Mercantil en el plazo de un mes. Aquí te contamos más detalles: cuentas anuales para pymes

7) Cómo elaborar la contabilidad de una empresa paso a paso

Teniendo en cuenta todos los conceptos y los factores descritos, estos son los principales pasos que hay que dar para llevar la contabilidad de una empresa:

1. Reunir toda la documentación contable, tanto la relacionada con los ingresos como con los gastos También la que refleja los cobros y los pagos.
2. Hacer los asientos contables que correspondan por cada documento que hemos recopilado.
3. Revisar las cuentas y los saldos para comprobar que no hay apuntes con errores.
4. Es importante escoger un sistema contable que se ajuste a las necesidades de la empresa, como por ejemplo lo es

8) ✅​ Recurre a los servicios de contabilidad para mejorar los procesos

En ocasiones, mantener una contabilidad adecuada y ordenada respetando lo que marca la Ley se puede volver demasiado complicado, sobre todo si la empresa está creciendo y cada vez tiene más operaciones diarias.

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